Regulamin

Regulaminy konkursowe:

Konkurs nagraniowy OSKArec

Konkurs na najlepszy referat

Konkurs plakatowy

REGULAMIN 6. OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI STUDENCKIEJ AKUSTYKÓW OSKA 2019

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy dokument jest regulaminem 6. Ogólnopolskiej Konferencji Studenckiej Akustyków OSKA 2019, zwanej dalej Konferencją, która odbędzie się w dniach 7 – 9 marca 2019 roku w Kielcach.

2. Organizatorem Konferencji jest Koło Naukowe Akustyki Architektonicznej Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica, zwane w dalszej części Organizatorami.

3. Adres do korespondencji: Koło Naukowe Akustyki Architektonicznej, pok. 1E, pawilon D-1, Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, al. A. Mickiewicza 30, 30-059, Kraków. Adres e-mail: kontakt@oska.edu.pl.

4. W ramach Konferencji odbędą się sesje referatowe i plakatowe.

5. Oficjalna strona internetowa Konferencji znajduje się pod adresem https://www.oska.edu.pl, zwanym w dalszej części stroną internetową.

6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmian w programie Konferencji. Aktualny program znajduje się na stronie internetowej.

7. Regulamin stanowi integralną część zgłoszenia udziału w Konferencji. Wszyscy Uczestnicy są zobowiązani do jego zaakceptowania oraz przestrzegania. Zgłoszenie do konkursu jest równoznaczne z akceptacją regulaminu.

8. Organizatorzy przewidują powołanie Komitetu Naukowego Konferencji spośród opiekunów Kół Naukowych, których członkowie wezmą czynny udział w Konferencji oraz pracowników uczelni i instytucji naukowych związanych z akustyką.

§ 2. Zasady uczestnictwa

1. Uczestnikami Konferencji są młodzi naukowcy, w szczególności studenci i doktoranci studiów technicznych i przyrodniczych, pracownicy naukowi oraz przedstawiciele sponsorów, zwani w dalszej części Uczestnikami.

2. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:
a) zgłoszenie udziału w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej do dnia 12.12.2018 r.,

b) przesłanie opłaty konferencyjnej na konto Organizatorów w terminie, do dnia
13.01.2019 r.

3. Nieuiszczenie opłaty konferencyjnej jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Konferencji.

4. Uczestnictwo w Konferencji może mieć charakter bierny (Uczestnik jest słuchaczem) lub czynny (Uczestnik jest osobą prezentującą swoją pracę).

5. Uczestnikiem biernym może być każda osoba zainteresowana tematem Konferencji.

6. Uczestnikiem czynnym może być student:
a) studiów I lub II stopnia,
b) studiów doktoranckich.

7. Uczestnik czynny jest zobligowany do:
a) przesłania oryginalnego tematu referatu lub plakatu, jego abstraktu oraz podania nazwisk współautorów i opiekuna naukowego do dnia 12.12.2018 r. poprzez formularz znajdujący się na stronie internetowej,
b) wygłoszenia referatu lub prezentacji plakatu podczas konferencji według harmonogramu określonego przez Organizatorów.

8. Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc oraz dostępny czas Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do weryfikacji zgłoszeń Uczestników. Pierwszeństwo przyjęcia w takim wypadku mają Uczestnicy czynni. W przypadku liczby referatów przekraczającej możliwości czasowe Konferencji, Komisja Naukowa zastrzega sobie prawo do wyboru tematów referatów na podstawie przesłanych streszczeń.

9. W procesie weryfikacji zgłoszeń Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wystosowania prośby o dłuższą i bardziej szczegółową formę abstraktu (précis).

10. Informacja o akceptacji zgłoszeń zostanie przesłana Uczestnikom na podany przy rejestracji adres e-mail w terminie 31.12.2018 r. Jest ona jednoznaczna z przyjęciem danego Uczestnika na Konferencję.

11. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do przenoszenia zgłoszeń pomiędzy sesjami referatową a plakatową na podstawie abstraktów.

12. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany powyższych terminów.

13. Uczestnik biorąc udział w Konferencji zgadza się na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatorów (RODO).

§ 3. Zasady prezentacji referatów

1. Uczestnicy prezentują swoje prace w formie ustnej z możliwością wyświetlania prezentacji multimedialnej lub w trakcie sesji plakatowej.

2. Czas wystąpienia wynosi 15 minut na prezentację oraz 5 minut na dyskusję.

3. Organizatorzy przewidują możliwość publikacji recenzowanych artykułów w formie monografii. Artykuły te należy przesyłać organizatorom do dnia 17.02.2019 r. drogą elektroniczną.

4. Referat może zostać wygłoszony przez maksymalnie dwóch prelegentów, będących jednocześnie współautorami referatu (liczba współautorów jest nieograniczona). Jeden z prelegentów musi być głównym autorem.

5. Studenci studiów doktoranckich mają obowiązek wystąpić w sesji referatowej po angielsku.

6. Szczegóły dotyczące formy artykułów zamieszczone są w osobnym komunikacie.

§ 4. Opłaty

1. Opłata za udział w Konferencji wynosi 100 zł.

2. W opłacie konferencyjnej zawiera się możliwość uczestnictwa w Konferencji, poczęstunek w czasie przerw kawowych, obiady w dniu 8 marca 2019 r., transport pomiędzy ośrodkiem Eko-wypoczynek Kaczyn oraz miejscem odbywania się Konferencji oraz udział w imprezach odbywających się w ramach Konferencji dla jej Uczestników.

3. Opłatę należy uiścić do dnia 13.01.2019 r. przelewem na konto bankowe podane przez Organizatorów.

4. W razie odwołania konferencji Organizatorzy zwrócą Uczestnikom opłaty konferencyjne.

5. W przypadku niepojawienia się Uczestnika na Konferencji, Organizatorzy nie przewidują zwrotu opłaty konferencyjnej.

§ 5. Konkurs

1. W ramach Konferencji odbędzie się sesja konkursowa na najlepszy referat, zwana w dalszej części Konkursem.

2. W Konkursie mogą wziąć udział czynni Uczestnicy konferencji, będący studentami studiów I lub II stopnia, którzy prześlą artykuł do dnia 17.02.2019 r.

3. Zwycięzcę Konkursu wyłoni Komisja Konkursowa składająca się z osób wybranych przez Przewodniczącego Komitetu Naukowego w porozumieniu z Organizatorami.

4. Nagrody pieniężne zostaną przekazane zwycięzcom w formie przelewu na konto bankowe, nagrody rzeczowe zostaną przekazane osobiście lub przesłane na koszt Organizatorów. Nagrody sa opodatkowane zgodnie z obowiazujacymi przepisami.

5. Organizator dopuszcza możliwość zorganizowania konkursu o nagrodę publiczności i/lub konkursów o nagrody specjalne.

§ 6. Postanowienia końcowe

1. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się, niezależnie od powodów, opłata konferencyjna zostanie zwrócona Uczestnikom na wskazane przez nich konta bankowe.

2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas konferencji.

3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

4. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad etyki właściwych dla nauki, tj. wystrzegania się zachowań opisanych jako guest-authorship, ghostwriting, plagiat, auto-plagiat, jak również zobowiązani są do umieszczenia informacji o źródłach finansowania i wsparcia badań (financial disclosure).

5. Wysłanie formularza zgłoszeniowego oznacza akceptację postanowień niniejszego regulaminu, także przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń między Uczestnikiem a Organizatorami.

6. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość dokonywania zmian w regulaminie. O wszelkich zmianach Uczestnicy będą informowani na adres e-mail podany przy rejestracji. Aktualny regulamin dostępny jest na stronie internetowej.

7. Wszelkie reklamacje, zażalenia oraz nieprawidłowości dotyczące Konferencji Uczestnicy mogą zgłaszać na adres korespondencyjny lub e-mail Organizatorów w terminie do 14 dni od daty zakończenia Konferencji.

8. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (RODO) Organizatorzy Konferencji nie przekazują, nie sprzedają i nie użyczają zgromadzonych danych osobowych uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika (imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mailowy) traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem, a Organizatorami Konferencji.