Regulamin

Regulaminy konkursowe:

Konkurs Zarządu Głównego Polskiego Towarzystwa Akustycznego (na najlepszy referat)

Konkurs plakatowy

Konkurs nagraniowy OSKArec

 

 

REGULAMIN 7. OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI STUDENCKIEJ AKUSTYKÓW OSKA 2020

 §1. Postanowienia ogólne

 

  1.     Niniejszy dokument jest regulaminem 7. Ogólnopolskiej Konferencji Studenckiej Akustyków OSKA 2019, zwanej dalej Konferencją, która odbędzie się w dniach 26-28 marca 2020 roku w Kielcach.
  2.     Organizatorem Konferencji jest Studenckie Koło Naukowe Polskiej Sekcji Audio Engineering Society  Politechniki Wrocławskiej, zwane w dalszej części Organizatorami.
  3.     Adres do korespondencji Studenckie Koło Naukowe Polskiej Sekcji Audio Engineering Society  Politechniki Wrocławskiej, budynek C-5, Politechnika Wrocławska, Wybrzeże Wyspiańskiego 27, 50-370 Wrocław. Adres e-mail: kontakt@oska.edu.pl.
  4.     W ramach Konferencji odbędą się sesje referatowe i plakatowe.
  5.     Oficjalna strona internetowa Konferencji znajduje się pod adresem https://www.oska.edu.pl, zwanym w dalszej części stroną internetową.
  6.     Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmian w programie Konferencji. Aktualny program znajduje się na stronie internetowej.
  7.     Regulamin stanowi integralną część zgłoszenia udziału w Konferencji. Wszyscy Uczestnicy są zobowiązani do jego zaakceptowania oraz przestrzegania. Zgłoszenie do konkursu jest równoznaczne z akceptacją regulaminu.
  8.     Organizatorzy przewidują powołanie Komitetu Naukowego Konferencji spośród pracowników uczelni i instytucji naukowych związanych z akustyką, w szczególności opiekunów Kół Naukowych, których członkowie wezmą czynny udział w Konferencji.

 §2. Zasady uczestnictwa

 

  1.     Uczestnikami Konferencji są młodzi naukowcy, w szczególności studenci i doktoranci studiów technicznych i przyrodniczych, pracownicy naukowi oraz przedstawiciele sponsorów, zwani w dalszej części Uczestnikami.
  2.     Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:

a)     zgłoszenie udziału w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej do dnia 5.02.2020 r.,  

b) przesłanie opłaty konferencyjnej na konto Organizatorów w terminie, do dnia 13.01.2020 r.

  1.     Nieuiszczenie opłaty konferencyjnej jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Konferencji.
  2.     Uczestnictwo w Konferencji może mieć charakter bierny (uczestnik jest słuchaczem) lub czynny (Uczestnik jest osobą prezentującą swoją pracę).
  3.     Uczestnikiem biernym może być każda osoba zainteresowana tematem Konferencji.
  4.     Uczestnik czynny jest zobligowany do:

a) przesłania oryginalnego tematu referatu lub plakatu, jego abstraktu oraz podania nazwisk współautorów i opiekuna naukowego do dnia 11.12.2019 r. poprzez formularz znajdujący się na stronie internetowej,
b) wygłoszenia referatu lub prezentacji plakatu podczas konferencji według harmonogramu określonego przez Organizatorów.

  1.     Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc oraz dostępny czas Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do weryfikacji zgłoszeń Uczestników. Pierwszeństwo przyjęcia w takim wypadku mają Uczestnicy czynni. W przypadku liczby referatów przekraczającej możliwości czasowe Konferencji, Komisja Naukowa zastrzega sobie prawo do wyboru tematów referatów na podstawie przesłanych streszczeń.
  2.     W procesie weryfikacji zgłoszeń Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wystosowania prośby o dłuższą i bardziej szczegółową formę abstraktu (précis).
  3.   Informacja o akceptacji zgłoszeń zostanie przesłana Uczestnikom na podany przy rejestracji adres e-mail w terminie 7.01.2020 r. Jest ona jednoznaczna z przyjęciem danego Uczestnika na Konferencję.
  4.   Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do przenoszenia zgłoszeń pomiędzy sesjami referatową a plakatową na podstawie abstraktów.
  5.   Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany powyższych terminów.

 

 §3. Zasady prezentacji referatów

  1.     Uczestnicy prezentują swoje prace w formie ustnej z możliwością wyświetlania prezentacji multimedialnej lub w trakcie sesji plakatowej.
  2.     Czas wystąpienia ustnego wynosi 12 minut na prezentację oraz 3 minut na dyskusję.
  3.     Organizatorzy przewidują możliwość publikacji recenzowanych artykułów w formie monografii. Artykuły te należy przesyłać organizatorom do dnia 4.03.2020 r. drogą elektroniczną.
  4.     Referat może zostać wygłoszony przez maksymalnie dwóch prelegentów, będących jednocześnie współautorami referatu (liczba współautorów jest nieograniczona). Jeden z prelegentów musi być głównym autorem.
  5.     W przypadku studentów studiów doktoranckich występ podczas sesji referatowej odbywa się w języku angielskim.
  6.     Szczegóły dotyczące formy artykułów zamieszczone są w osobnym komunikacie.

 §4. Opłaty

  1.     Opłata za udział w Konferencji wynosi 100 zł.
  2.     Opłata konferencyjna pokrywa koszty organizacyjne konferencji między innymi posiłki, materiały promocyjne, nagrody i koszta wynajmu pomieszczeń. Dokładny budżet zależy od ilości uczestników i sumy zebranych opłat
  3.     Opłatę należy uiścić do dnia 23.01.2020 r. przelewem na konto bankowe podane przez Organizatorów.
  4.     W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się, niezależnie od powodów, opłata konferencyjna zostanie zwrócona Uczestnikom na wskazane przez nich konta bankowe.
  5.     W przypadku niepojawienia się Uczestnika na Konferencji, Organizatorzy nie przewidują zwrotu opłaty konferencyjnej.

 §5. Konkurs

  1.     W ramach Konferencji odbędzie się sesja konkursowa na najlepszy referat, zwana w dalszej części Konkursem.
  2.     W Konkursie mogą wziąć udział czynni Uczestnicy konferencji, będący studentami studiów I lub II stopnia, którzy prześlą artykuł do dnia 4.03.2020 r.
  3.     Zwycięzcę Konkursu wyłoni Komisja Konkursowa składająca się z osób wybranych przez Przewodniczącego Komitetu Naukowego w porozumieniu z Organizatorami.
  4.     Nagrody pieniężne zostaną przekazane zwycięzcom w formie przelewu na konto bankowe, nagrody rzeczowe zostaną przekazane osobiście lub przesłane na koszt Organizatorów.
  5.     Organizator dopuszcza możliwość zorganizowania konkursu o nagrodę publiczności i/lub konkursów o nagrody specjalne.

§6. Przetwarzanie danych osobowych

  1.      Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) Organizatorzy Konferencji nie przekazują, nie sprzedają i nie użyczają zgromadzonych danych osobowych uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika (imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mailowy) traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem, a Organizatorami Konferencji. Wyjątek stanowią patroni medialni, którzy w celach promocji będą mieli prawo wykorzystywać zgromadzone dane. Organizatorzy zobowiązują się do uprzedniego poinformowania Uczestników o fakcie w stosownym formularzu pozwalającym na wyrażenie bądź niewyrażenie zgody do wykorzystania wyszczególnionych danych w podanych materiałach.
  2.     Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
  • wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dotyczy umowa, na podstawie art. 6 pkt 1 lit. b RODO oraz ewentualnej obrony przed roszczeniami lub ich dochodzenia, na podstawie art. 6 pkt 1 lit. f) RODO, do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z zawartej umowy, określonego na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
  • rozliczeń rachunkowych i podatkowych na podstawie art. 6 pkt 1 lit. c) RODO, przez okres 6-ciu lat od daty wykonania umowy,
  • marketingu usług własnych, na podstawie art. 6 pkt 1 lit. f) RODO, do czasu zakończenia obowiązywania umowy.
  1.     Administratorem Państwa danych będzie Ogólnopolska Studencka Konferencja Akustyków.
  2.     Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, a także prawo do wniesienia sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 pkt 1 lit. f) RODO.
  3.     Udostępnienie Organizatorom danych jest dobrowolne, ale stanowi warunek zawarcia umowy. Niepodanie tych danych uniemożliwi jej zawarcie. Podanie danych w zakresie określonym przepisami powszechnie obowiązującego prawa, a w szczególności prawa podatkowego jest obowiązkowe.

 

 §7. Postanowienia końcowe

 

  1.     Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas konferencji.
  2.     Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
  3.     Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad etyki właściwych dla nauki, tj. wystrzegania się zachowań opisanych jako guest-authorship, ghostwriting, plagiat, auto-plagiat, jak również zobowiązani są do umieszczenia informacji o źródłach finansowania i wsparcia badań (financial disclosure).
  4.     Wysłanie formularza zgłoszeniowego oznacza akceptację postanowień niniejszego regulaminu, także przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń między Uczestnikiem a Organizatorami.
  5.     Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość dokonywania zmian w regulaminie. O wszelkich zmianach Uczestnicy będą informowani na adres e-mail podany przy rejestracji. Aktualny regulamin dostępny jest na stronie internetowej.
  6.     Wszelkie reklamacje, zażalenia oraz nieprawidłowości dotyczące Konferencji Uczestnicy mogą zgłaszać na adres korespondencyjny lub e-mail Organizatorów w terminie do 14 dni od daty zakończenia Konferencji.